Vorbereitung und Durchführung eines Workshops zum Thema Digitalisierung einer Landeshauptstadt in Deutschland

beteiligte Personen: 30

Ausgangslage:
Die Landeshauptstadt hatte Projekte zur Digitalisierung der Stadt vielfach bereits ins Leben gerufen und umgesetzt. Es gab jedoch kein einheitliches Bild in Verwaltung und Politik darüber, wie der jeweilige Stand der Projekte ist und welche Ziele diese verfolgen. Weiterhin sollte mit dem Workshop die Einbindung der parteienübergreifenden Politik in die operative Umsetzung der Projektre erreicht werden.

Ziele des Projekts/des Auftraggebers:
– Konkretisierung der Handlungsfelder zur Digitalisierung der Stadt Mainz
– Sammlung von Feedback aller Beteiligten des Workshops zu den Handlungsfeldern
– Klärung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in den Projekte
– Neue Ideen zu möglichen Handlungsfeldern und Projekten generieren

zentrale Fragen und Herausforderungen:
– Zusammenführung von Verwaltung und Stadtrat in einem gemeinsamen Workshopformat

Methoden und grundsätzliches Vorgehen:

Dreh- und Angelpunkt der Veranstaltung war ein zentrales Marktplatzmodell.

Die Projektverantwortlichen fanden Gelegenheit, bisher erzielte Ergebnisse den teilnehmenden Stadtratsmitgliedern, Führungskräften der Verwaltung sowie dem Oberbürgermeister zu visualisieren und deren Feedback einzuholen. Hierbei ging es ganz klar NICHT um eine gewöhnlichen Statusreport. Ganz im Gegenteil. Grundlage des Workshops war die Methodik des Meetingformats „Review“ aus Scrum. Das Meeting ist ein wichtiges Instrument, um die bisherigen Ergebnisse in einem zurückliegenden Zeitraum zu präsentieren und das Feedback bzw. neue Ideen aufzunehmen. Gemeinsam wurden Entscheidungen getroffen, welche Themen höher priorisiert werden als andere.

Diese Vorgehensweise führte im Ergebnis nicht nur zu einer fachlichen Weiterentwicklung der Projekte, sondern auch zu einer bislang noch nicht dagewesenen Form der offenen Kommunikation zwischen (parteienübergreifenden) Stadtratsmitgliedern und Verwaltung. Die so offenbarte Transparenz gestaltete sich als vertrauensfördernde Maßnahme, auf der noch im gleichen Workshop weitere vereinbarte Bausteine zur Zusammennarbeit miteinander verabschiedet wurden.