Der Verkaufsstart – Prozesse bis zum Ende denken (Teil 6 / 6)

Liebe LeserInnen,

wir haben bereits vieles geschafft und konnten mit Hilfe agiler Werkzeuge früh erstes Feedback von Kunden einholen. Nun steht der offizielle Verkaufsstart der DUBBEDOS an. Da steckt der Teufel im Detail. Welche Arbeitsschritte müssen wir erledigen, sodass unsere Kunden von der Bestellung bis zum Erhalt ihres DUBBEDOS-Pakets einen reibungslosen Prozess erleben? Was gilt es zu beachten und in welchen Systemen müssen wir die Bestellungen, Rechnungen, Zahlungseingänge und Versandinformationen hinterlegen?

Bei dieser Art der Herausforderung, also wenn es um Transparenz zu Prozessen und Arbeitsschritten geht, greife ich gerne auf die Mechanismen von Kanban zurück. Wenn man Kanban bei google eingibt, dann fliegen einem erstmal Begriffe wie „Produktionsprozesssteuerung“, „Methode der Softwareentwicklung“ oder sogar „Evolutionary Change“ um die Ohren. Wow!

Ich nutze Kanban, um die Arbeit in Prozessen transparent zu machen und zu steuern. Und die Grundvoraussetzung dafür ist, dass man sich zunächst bewusst macht, wie der Prozess tatsächlich aussieht.

Den Prozess transparent machen.

Bei der DUBBEDOS haben wir also erstmal gesammelt, was alles für den Verkaufsstart bzw. für die Abwicklung der ersten Kundenbestellungen über unseren Webshop zu beachten ist. Dazu haben wir im Team besprochen, wo unser Prozess beginnt und wo er endet. Als Startpunkt oder Input für unseren Prozess haben wir den „Eingang einer neuen Bestellung“ definiert. Das Ende des Prozesses war ganz allgemein mit „ABGESCHLOSSEN“ bezeichnet.

In diesem Fall haben wir übrigens nicht mit Post its an einer Wand oder auf einem Tisch gearbeitet. Diesmal haben wir den Prozess direkt gemeinsam in TRELLO visualisiert. Mit vier Personen klappt das vor einem Bildschirm ganz gut. Bei einer größeren Gruppe oder komplexeren Prozessen würde sich dafür doch besser eine große Wand anbieten.

Nachdem Start und Ende definiert waren, ging es an die Sammlung und Strukturierung der Prozessschritte, die dazwischen liegen. Da wir für unsere Shop-Bestellungen zu Beginn nur Vorauskasse via PayPal oder Überweisung akzeptiert haben, war die Prüfung von ZAHLUNGSEINGANG & AUFTRAGSERFASSUNG in unserem kaufmännischen System unser erster Prozessschritt. Wer sich jetzt fragt, warum das noch nicht automatisiert erfolgte, dem empfehle ich nochmal den letzten Blog zum Thema Priorisierung. 😉

Nachdem dieser Schritt abgeschlossen war, ging es zum nächsten Prozessschritt: POSTKARTE, PAKET & VERSANDAUFKLEBER. Um unseren Kunden eine kleine persönliche Nachricht ins Paket zu legen, hatten wir eine Postkarte entwickelt. Diese wird bei uns mit einem handgeschriebenen Gruß versehen und jedem Paket beigelegt. Neben der Postkarte musste aber natürlich das Paket gepackt und mit einem Versandetikett versehen werden.

Damit unsere Kunden, die Pakete möglichst schnell erhalten, hatten wir im Vorfeld bereits recherchiert, dass wir die Einlieferung bei unserem Hermes-Shop am Folgetag bis spätestens 10 Uhr sicherstellen müssen. So ist gewährleistet, dass die Pakete noch am gleichen Tag weitertransportiert werden und bestenfalls einen Tag später schon beim Kunden ankommen. Aus diesem Grund hieß unser dritter Prozessschritt „EINLIEFERUNG HERMES“.

Nach der Einlieferung bei Hermes stand noch eine letzte Aufgabe an. Die Versandinformation muss in unserem Bestellsystem erfasst werden, sodass eine Mail mit Versandinfo und Tracking-ID an unsere Kunden versendet wird. Damit wir das nicht vergessen, haben wir das als separaten Prozessschritt „ERFASSUNG VERSANDINFO“ in unserem Board visualisiert.

Nachdem alle Schritte definiert waren, haben wir Test-Tickets für einzelne Bestellungen erzeugt und damit den Prozess probehalber durchgespielt. Damit hatten wir die Sicherheit, bei diesem doch vermeintlich trivialen Prozess keinen Schritt vergessen und die richtige Reihenfolge für die Abarbeitung der Bestellungen gefunden zu haben. Und zudem hatten alle das gemeinsame Verständnis, sodass für die Abwicklung jeder jederzeit einspringen konnte.

Mehr Informationen zum Thema Kanban findet ihr in unserem Buch HENDRIK, WIR BRAUCHEN WAS NEUES! ab der Seite 205.

Agile Werkzeuge mit Sinn und Verstand anwenden!

An dieser Stelle gebe ich normalerweise den Ausblick auf den nächsten Teil. Aber da das der letzte Teil unserer Blog-Serie über die DUBBEDOS war, entfällt der Ausblick und es folgt ein kleiner Rückblick: der offizielle Verkaufsstart der DUBBEDOS war am 10. April. Bereits innerhalb von 5 Tagen war ein Viertel des Bestands abverkauft, die Feedbacks der Kunden waren durchweg positiv und aus Erstbestellern sind mittlerweile „Wiederholungsbesteller“ geworden. Das DUBBEDOS-Team arbeitet mit Hochdruck an der nächsten Abfüllung und bringt die DUBBEDOS im nächsten Schritt auch in regionale Verkaufsstellen und Supermärkte … und natürlich verwenden wir auch weiterhin agile Werkzeuge! Immer dort wo sie uns helfen und einen Nutzen stiften.

Vielen Dank an alle, die die Blog-Serie bis hierher verfolgt und vielleicht auch schon eine DUBBEDOS probiert haben. Und natürlich auch DANKE an Nadine, Alex und Michael, dass ihr euch auf das agile Zeugs eingelassen habt. 😉

Und wer jetzt Lust auf eine leckere Weinschorle aus der Pfalz bekommen hat: die DUBBEDOS und den Webshop findet ihr unter https://www.dubbedos.de oder folgt ihr auf Instagram oder bei Facebook.