Wer jetzt noch fragt, was ein Scrum Master eigentlich den ganzen Tag so macht, hat noch nicht versucht ein Meeting mit 25 Teilnehmern virtuell durchzuführen, hat noch keinen Streit im Video-Call schlichten müssen und hat auch noch nicht erklärt, wie das mit der Telko funktioniert. Die Teams verlassen sich auf den Scrum Master, um Meetings vorzubereiten, Dokumente zu aktualisieren, Telefonkonferenzen zu starten und viele andere Dinge, die normalerweise vor Ort erledigt werden. 

Die tägliche Kommunikation 

Die Distanz macht die viel besungene osmotische Kommunikation (also Informationen, die im Hintergrund der Teammitglieder einfließen, sodass sie relevante Informationen praktisch im Vorbeigehen aufnehmen) unmöglich. Das wiederum bedeutet, dass das Team einen der Hauptvorteile des physischen Zusammenseins verliert. 

In Meetings für verteilte Teams wird der Scrum Master zur wichtigsten Person. Er ist der zentrale Knotenpunkt, dessen einzige Funktion es ist die Kommunikation zu steuern, also zu moderieren. 

  • Der Aufwand für einen Scrum Master ist immer wesentlich höher. Allen Beteiligten muss bewusst sein, dass der Scrum Master für die Koordination und die Effektivität der Meetings zuständig ist und dass er dabei das letzte Wort hat.
  • Der Scrum Master sollte vor einem Meeting alle wichtigen Seiten (z.B. Sprint-Board, Agenda und Ziele, Burndown-Chart, etc.) jeweils in einem eigenen Tab im Browser offen haben.
  • Der Scrum Master sollte bereits einige Minuten vor Beginn des Meetings in der Konferenz sein.
  • Der Scrum Master kann z.B. einen Onepager über Ziel und Agenda des jeweiligen Meetings zu Beginn des Termins öffnen und über den Bildschirm teilen bis das Meeting anfängt.
  • Besonders bei unerfahrenen Teams bedarf es auch bei einem kurzem Meeting wie dem Daily eines strukturierten Scrum Masters als Moderator. Er sorgt im Vorfeld dafür, dass alle Teilnehmer sich auf das Meeting vorbereiten (sie kennen das Board und wissen, was sie sagen wollen).
  • Der Scrum Master entwickelt und vereinbart mit dem Team Regeln zur virtuellen Kommunikation: z.B. alle Teilnehmer verpflichten sich zur Pünktlichkeit (Anfang und Ende) oder wenn einer spricht, schweigen alle anderen (bei lauten Umgebungsgeräuschen auf „mute“ gehen) oder der Scrum Master spricht den nächsten Redner direkt an.
  • Um die verteilte Zusammenarbeit auch während des Sprints zu verbessern, kann der Scrum Master nach jedem Meeting ein kleines Feedback-Formulars ausfüllen lassen. 

Die fertigen Ergebnisse 

Ein verteiltes Review kann mit einer nahezu unbegrenzten Anzahl von Teilnehmern durchgeführt werden, wenn das Meeting live gestreamt werden kann. Dabei sollte aber nur eine kleine Anzahl von Stakeholdern die Berechtigung zum Sprechen erhalten. 

  • Das Review sollte per Videokonferenz durchgeführt werden. Es lohnt sich, wenn der Scrum Master zu Beginn ein paar Spielregeln nennt, um Zwischenfragen und Feedback zu koordinieren.
  • Gerade bei verteilten Reviews ist es die Aufgabe des Scrum Masters im Vorfeld zu klären: Was wollen wir mit dem Review erreichen? (Abnahme der Ergebnisse durch den Product Owner, Feedback von Stakeholdern)
  • Daraus erschließt sich die Präsentation der Ergebnisse: Bei IT-Projekten möglichst Demo am System, bei Non-IT-Projekten: kurzes Video von Funktionen an der Hardware oder CAD-Zeichnungen live teilen.
  • Generell sollte der Scrum Master darauf achten, dass nicht übermäßig viel Zeit in Folien investiert wird (besser mit Bildern arbeiten).
  • Der Scrum Master muss am Anfang Zeit für Technik und am Ende Zeit für Feedback einplanen.

Der Blick zurück 

Die Retrospektive ist das wichtigste Meeting im Scrum-Prozess. Hier werden die Weichen gestellt, um die Dinge, die im letzten Sprint nicht gut liefen, anzusprechen und Lösungen dafür zu entwickeln, ganz im Sinne von „inspect and adapt“. Dazu braucht es eine explizite Moderation durch den Scrum Master und eine gute Vorbereitung. 

  • Videokonferenz sollte das Mindeste sein, das als Arbeitsmittel zur Verfügung steht. Nur so hat der Scrum Master eine Chance, auch die indirekte Kommunikation (Körpersprache oder Mimik) der Beteiligten zu erkennen und zu beurteilen. Das Ganze funktioniert natürlich nur, wenn die Teamgröße überschaubar ist.
  • Der Scrum Master muss alle Teilnehmer im Blick haben; gerade die Menschen, die weniger Selbstinitiative zeigen, muss er gezielt integrieren.
  • Werden Tools für die Retrospektive genutzt, müssen diese vorher ausgiebig von dem Scrum Master getestet worden sein. Er muss sich damit bestens auskennen und muss allen Teammitgliedern im Vorfeld einen Zugang dazu ermöglichen.
  • Gerade für Retrospektiven gibt es eine Vielzahl von Tools. Der Scrum Master muss das richtige auswählen, was für sein Team passt: TeambitsKahootMentimeterIdeaBoardzgoReflectRetriumStormboardFunretro, Miro, Google Docs,… 

Die beste Praxis 

Die Erfahrungen, die wir schon seit Jahren machen und die intensiven Erfahrungen, die wir gerade im Moment machen, möchten wir mit euch teilen.  

Tipps und Tricks, Workarounds und Werkzeuge stellen wir euch in den kommenden Tagen hier in unserem Blog vor.  

Wir freuen uns über Anregungen von euch, über verrückte Ideen und best practices.  

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