Agile Teams arbeiten am besten gemeinsam vor Ort. Kurze Wege zur Abstimmung und zur Klärung von Rückfragen sowie ein Flipchart für schnelle Skizzen helfen ungemein bei der Lösungsfindung. Es gibt keine Hürden in der Kommunikation. Leider ist diese Konstellation für Teams in der aktuellen Praxis nicht möglich. Ein Team mit allen Mitarbeitern vor Ort arbeitet effizienter als ein verteiltes. Dennoch ist die agile Arbeit in verteilten Teams möglich, auch wenn Kompromisse eingegangen werden müssen. 

Das richtige Werkzeug 

Bei verteilten Teams ist Softwareunterstützung zwingend notwendig. 

  • Ein gemeinsamer Blick auf das Board muss gegeben sein. Als Ersatz für ein physisches Board muss eine digitale Lösung her: eine komplexe Abbildung über Jira oder die einfache Darstellung über TrelloDamit ist der Status einer Aufgabe jederzeit für alle einsehbar. Jedes Teammitglied pflegt das Board selbst.  
  • Für das ganze Team sollte stets ein gemeinsamer Kommunikationskanal existieren. Viele Teams lösen das über Chatgruppen via Skype, Teams oder eine interne Anwendung. Telefonate sind selbst zur kurzen Abstimmung erlaubt. 
  • Die Technik muss einwandfrei funktionieren! Schlechte Verbindungen, bei denen man sein Teammitglied nicht verstehen kann, bringen keinem etwas. Rauschende Headsets und Laptop-Mikrofone erschweren die Kommunikation unnötig. 
  • Jedes Teammitglied muss Zugang und Berechtigungen zu den technischen Kommunikationslösungen haben.
  • Bei der Verwendung von digitalen Tools ist darauf zu achten, dass diese die Data Security sowie Data Privacy Vorgaben des Unternehmens erfüllen. ​Für die Verwendung ist eventuell eine Einbeziehung des Betriebsrates zu berücksichtigen. 

Die gemeinsamen Werte 

Ohne Vertrauen im Team fehlt jeglicher weiteren Zusammenarbeit die Basis. Nur wenn Vertrauen herrscht, ist das Team in der Lage, an anderen Herausforderungen wie einer gesunden Konfliktkultur, der individuellen und gemeinsamen Verpflichtung im Team oder Zielorientierung zu arbeiten. 

  • Der Wir-Gedanke muss vom Scrum Master kontinuierlich gefördert werden. Bei lokalen wie bei verteilten Teams liegt die Stärke in der gemeinsamen Arbeit auf ein ambitioniertes Ziel hin.
  • Die Entwicklung einer Teamidentität und eines damit verbundenen gemeinsamen Wertesystems ist kein Selbstläufer. Tatsächlich passiert dies nur durch sozialen Kontakt (am Schreibtisch, in der Kaffeeküche oder der Mittagspause). Stellt man sich im Gegensatz dazu ein verteiltes Team vor, muss man erkennen, dass keine der sonst völlig beiläufigen sozialen Zusammenkünfte bestehen.
  • Hierbei helfen Techniken wie einen gemeinsamen Teamkodex oder Spielregeln im Team aufzustellen. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder dazu beigetragen haben und von allen ohne Einschränkungen akzeptiert wurden. Ein gemeinsamer Kodex gilt für alle Teammitglieder und sollte während jeder Retrospektive betrachtet werden.

Die gute Vorbereitung 

Werden lokale Teams plötzlich und unerwartet zu verteilten Teams, muss sich erst einmal jeder für sich selbst finden und das Team eine neue Dynamik entwickeln. Wichtig ist es, bestehende Meetings nicht komplett umzuwerfen, sondern eher zu erweitern und anzupassen. Um die Teilnehmer gerade in großen Runden nicht zu langweilen und die Aufmerksamkeit hochzuhalten, bedarf es einer intensiveren Vorbereitung. 

  • Mehr noch als bei lokalen Teams ist es bei verteilten wichtig, dass sich alle Teilnehmer über Ziel und Agenda des jeweiligen Meetings bewusst sind. Der Scrum Master kann z.B. einen Onepager zu Beginn des Termins öffnen und über den Bildschirm teilen bis das Meeting anfängt. 
  • Alle Teilnehmer müssen prinzipiell mehr Zeit einplanen, um die Technik zum Laufen zu bekommen. 
  • Es muss ebenso mehr Zeit für die Vorbereitung von Terminen eingeplant werden. Das gilt für alle Teilnehmer. Denn auch für die Dailys sollte jedes Teammitglied das Board im Vorfeld angeschaut haben. Will ich in einem Meeting etwas zeigen, sollte das Dokument bereit liegen, um über den Bildschirm geteilt zu werden oder es muss vorher an alle gesendet werden.  
  • Kameras sollten zumindest am Anfang oder am Ende eines Meetings im Team freigeschaltet werden, denn Mimik und Gestik helfen in der Kommunikation und es fördert auch Offenheit und Transparenz zu diesen Themen. Um die Bandbreite nicht zu sehr zu belasten, kann auf eine dauerhafte Bildunterstützung verzichtet werden. 
  • Auch bei virtuellen Sessions sollten alle 60 bis 90 Minuten Pausen eingeplant werden.

Die beste Praxis 

Die Erfahrungen, die wir schon seit Jahren machen und die intensiven Erfahrungen, die wir gerade im Moment machen, möchten wir mit euch teilen.  

Tipps und Tricks, Workarounds und Werkzeuge stellen wir euch in den kommenden Tagen hier in unserem Blog vor.  

Wir freuen uns über Anregungen von euch, über verrückte Ideen und Best Practices.  

#staytuned #staysafe #stayhome