Das hat höchste Priorität!

Ein Kernelement des agilen Arbeitens ist die Priorisierung der anstehenden Arbeiten nach… ja, nach was eigentlich? Und wer übernimmt den Job? Und was sagen die anderen dazu?

Priorisiertes Vorgehen im Projektumfeld ist jetzt kein neu erfundenes Rad und für alle völlig selbstverständlich. Doch im Arbeitsalltag schleichen sich nur allzu oft Gewohnheiten ein, die erst feste Regeln ans Tageslicht bringen.
In einem Scrum Team ist es die Aufgabe des Product Owners die Aufgabenpakete für die nächsten Sprints zu ordnen.

Dein Stakeholder, das unbekannte Wesen

Nur woher bekommt der Product Owner alle notwendigen Informationen, um die richtige Entscheidung zu treffen?

In allen Projekten sind Fachbereichsleiter, Abteilungsleiter, Produktmanager oder Marketingmanager die maßgeblichen Einflussfaktoren für das Produkt. Stakeholder also, die an ein Projekt die unterschiedlichsten Erwartungen stellen und die einzelnen Anforderungen aus den verschiedensten Blickwinkeln betrachten und bewerten.
Der Product Owner muss nun diesen Pool der Meinungen auf sein Backlog umlegen können. Nur wie? Alle Stakeholder einzeln nach ihrer Wertung befragen und daraus seine eigene Priorisierung ableiten, ist nicht nur zeitaufwändig sondern kann zu großen Spannungen führen. Aber wie priorisiert man jetzt eigentlich?

Was ist Wert?

Die bekannteste Methode der Priorisierung geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower zurück: Arbeitspakete werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert und in einer Matrix angeordnet. Die Methode ist äußerst nützlich, führt aber bei vielen verschiedenen Standpunkten und Ansichten fast immer zu Konflikten. Denn häufig ist die Meinung von Interessengemeinschaften die stärkste Kraft und eine reale Dringlichkeit wird nicht abgebildet.

Es gilt also, aus allen verschiedenen Meinungen eine Lösung abzuleiten, die für alle Beteiligten die sinnvollste ist. Nicht nur Dringlichkeit, sondern auch die Faktoren Rentabilität, die sich aus bestehenden Verkaufszahlen herbeiführen lässt oder der zentrale Punkt des agilen Arbeitens, der Mehrwert für den Kunden, muss in die Priorisierung einfließen. Denn nur so bleibt das Unternehmen mit seinen Produkten für den Markt attraktiv und hat eine Perspektive für die Zukunft.

Reden ist Silber…

Ein guter Ansatz ist die Methode Magic Prioritization, bei dem die Stakeholder gemeinsam mit dem Product Owner schweigend (!) an einem Priorisierungsentwurf arbeiten.
Jeder Stakeholder bekommt zufällig ausgewählte Backlog-Einträge zugeteilt, bis alle Anforderungen gleichmäßig verteilt sind.
Auf einer Skala von „wichtig“ zu „unwichtig“ werden anschließend zunächst alle Karten einsortiert, bis das Backlog wieder vollständig ist. Dann dürfen die Karten bis zu drei Mal umgelegt werden. Bewegte Karten werden markiert und nach dem dritten Marker zur näheren Klärung entfernt. Erst, wenn nichts mehr bewegt wird, ist der Vorgang beendet.

Warum das Ganze?

Schweigen erhöht den eigenen Fokus auf die Themen, die man vor sich sieht. Dabei sollte die Konzentration tatsächlich auch nur auf den vorliegenden Backlog Einträgen liegen. Der Product Owner vertritt hierbei den Standpunkt und den Wert, den die einzelnen Anforderungen für den Kunden haben. Jeder Stakeholder bringt seine eigenen Interessen ein, und am Ende ergibt sich ein Gesamtbild.
Aussortierte Einträge sind entweder zu unklar formuliert, oder in ihrer Wertigkeit nicht eindeutig einzuordnen, so dass hier die Notwendigkeit besteht, noch einmal genauer mit den Stakeholdern darüber zu sprechen.

Am Ende der Prozedur steht ein gemeinsam erarbeitetes Ergebnis, mit dem Stakeholder und Product Owner ihre individuellen Meinungen zusammengebracht haben, damit das Entwicklungsteam damit beginnen kann, eben jene Bestandteile eines Produktes bevorzugt zu entwickeln, die für alle den höchsten Mehrwert liefern.

4craft
Magic Prioritization