Projekte haben selbst innerhalb des gleichen Fachbereichs eine hohe Diversität. Um zu entscheiden, wann welche Methode (agil oder klassisch) zur Anwendung kommen sollte, hilft eine einfache Komplexitätsmatrix.

Agile Methoden im Projektmanagement erleben gerade ihre Hochkonjunktur. Sie bringen eine Anpassung an die Schnelllebigkeit der heutigen Welt. Märkte verändern sich rapide und Kundenbedarfe sind nahezu unmöglich vorherzusehen. Methoden wie Scrum ermöglichen die schnelle Reaktion und die Flexibilität, die es braucht um Schritt zu halten. Aber agil um jeden Preis? Wir sagen: Nein! Die richtige Methode zur richtigen Zeit für das richtige Ziel.

Ein Diagramm von Ralph Stacey

Ralph Stacey, britischer Organisationstheoretiker und Professor für Management an der Hertfordshire Business School, hat in seinem Buch „Strategic Management and Organisational Dynamics“ ein Diagramm veröffentlicht. Stacey schreibt: „Das ursprüngliche Diagramm zeigt auf der y-Achse den Grad von Situationen in der Nähe von Sicherheit hin zu Situationen weit von Sicherheit. Auf der x-Achse zeigt es den Grad von Situationen, in denen Menschen kurz vor einer Einigung sind hin zu Situationen, in denen sie weit von einer Einigung entfernt sind.“ Durch diese Aufteilung entstehen in dem Diagramm verschiedene Zonen und zwischen den geordenten und ungeordneten Zonen gibt es die Zone der Komplexität. In dieser Zone „können die Standard-Werkzeuge und Techniken der Führung nicht verwendet werden“, so Stacey.

Komplexitätsmatrix

Um unseren Schulungsteilnehmern und Coachees zu vermitteln, welche agilen Werkzeuge in welcher Situation hilfreich sind, verwenden wir eine abgewandelte Darstellung mit anderen Achsen.

Komplexitätsmatrix

Dabei bildet die horizontale Achse die s.g. “Wie-Achse”. Sie steht dafür, wie eine Aufgabe zu lösen oder eine Herausforderung zu meistern ist, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Die vertikale Achse ist die “Was-Achse”. Sie steht für die Anforderungen, die die Problemlösung erfüllen muss.

Bei einem Projekt oder Vorhaben können sowohl die Ziele und Anforderungen, die zu erreichen beziehungsweise zu erfüllen sind, als auch der bestmögliche Weg hierzu mehr oder weniger klar oder unklar sein.

Dadurch entstehen drei Bereiche einfach, komplex und chaotisch.

Chaotisch:

Im s.g. chaotischen Bereich gibt es Aufgaben, bei denen sowohl die Anforderungen als auch die Umgebung völlig unbekannt sind. Die Lösung solcher Aufgaben ist nicht planbar. Ein Beispiel ist ein allgemeiner Auftrag „Innovationen zu entwickeln“. Hier gilt es zunächst, die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen und geeignete Lösungen zu testen. Die geeignete Methode in diesem Bereich ist Design Thinking.

Komplex:

Im mittleren Bereich liegen Aufgaben, bei denen insbesondere beim Start ein wesentlicher Teil der Aufgaben und entsprechend auch deren Umsetzung unbekannt sind. Diese Situation findet man bei Produktentwicklungen, zu denen beim Start nur ein initiales Set an Anforderungen bekannt ist und sich im Laufe der Zeit weitere geänderte Anforderungen ergeben. Ein Vorgehen in kurzen Iterationen und die Möglichkeit, immer wieder auf geänderte Anforderungen zu reagieren ist hier die geeignete Methode: Scrum.

Geordnet:

Wenn sowohl die Art der Anforderungen wie auch die Umsetzung relativ klar und bekannt sind, befinden wir uns im s.g. geordneten Bereich. Häufig werden solche Aufgaben durch wiederkehrende Prozesse gelöst. Eine geeignete Methode, um in diesem Bereich kontinuierliche Verbesserung zu etablieren ist: Kanban.

Und was ist mit dem klassischen Projektmanagement?

Die Komplexitäts-Matrix verdeutlicht, wann es Sinn macht, agile Methoden anzuwenden. Klassisches Projektmanagement hat nicht ausgedient. Liegt die Entscheidungssituation in dem geordneten Bereich oder ist kompliziert, kommt man in der Regel mit Standardprozessen oder Lean-Ansätzen weiter.

Denn auch das strikte Vorgehen des klassischen Projektmanagements hat seine Vorteile. Bei der langfristigen Planung hat ein Projektteam eine klare Vorgabe dazu, wann was passieren soll. Dadurch können Ressourcen für die gesamte Projektdauer fest zugeteilt und die Kosten geschätzt werden. Zum anderen ermöglicht klassisches Vorgehen, die Vereinbarung des Umfangs zum Endtermin.

Doch sind die Märkte, in denen sich ein Unternehmen bewegt sprunghaft oder stark von den Unsicherheiten der Digitalisierung geprägt, brauchen die bekannten  Management Methoden eine Weiterentwicklung, um mit den komplexen Umständen Schritt zu halten und nicht den Anschluss zu verlieren.

Die Komplexitäts-Matrix kann Orientierung geben, wann agiles oder klassisches Handeln sich eignet. Man kann damit visualisieren, wohin sich der Trend des Produktes entwickelt und wo das Produkt sich in Zukunft entwickeln soll. Die Schwierigkeit besteht darin, performante Teams zu schaffen, um nicht unter der Konkurrenz verloren zu gehen und weiter erfolgreich am Markt zu bestehen.